銷售部 黃金斌
會(huì)議已成為每個(gè)職場(chǎng)人士必須經(jīng)歷的活動(dòng)?？v觀動(dòng)保行業(yè)，企業(yè)內(nèi)部的銷售例會(huì)、年會(huì)、部門(mén)溝通會(huì)、產(chǎn)品會(huì)，外部的行業(yè)展會(huì)、技術(shù)交流會(huì)、圓桌會(huì)、高端峰會(huì)……數(shù)不勝數(shù)。而無(wú)論作為會(huì)議的普通參與者還是組織者、主持人，都有各自不同的困惑和難處，前幾日正在翻看一本有關(guān)如何高效開(kāi)會(huì)的書(shū)籍，結(jié)合個(gè)人工作，談?wù)勯_(kāi)會(huì)中的幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：
一、如何召開(kāi)一次震撼人心的會(huì)議
1、 會(huì)議要制定一個(gè)能與議題相關(guān)、簡(jiǎn)短有力的口號(hào)，并在開(kāi)會(huì)的時(shí)候與會(huì)人員不斷重復(fù)；
2、 會(huì)議中的演講要把個(gè)人的觀點(diǎn)和聽(tīng)眾的訴求結(jié)合，激起他們的共鳴，同時(shí)將他們引導(dǎo)到自己的觀點(diǎn)上來(lái)；
3、 會(huì)議的內(nèi)容和環(huán)節(jié)要精心設(shè)計(jì)，努力激發(fā)與會(huì)者心中真、善、美的情感，必要的時(shí)候可以采用一些多媒體技術(shù)；
例如：像Google一樣有效地開(kāi)會(huì)，四大原則：
1、 每次開(kāi)會(huì)都必須做出一個(gè)明確的決定。如果沒(méi)做出任何決定，那說(shuō)明這次會(huì)議壓根就不該開(kāi)；
2、 參會(huì)人數(shù)不能超過(guò)10人；
3、 每個(gè)參會(huì)者都必須給出自己的想法。如果沒(méi)有想法，那說(shuō)明他壓根就不應(yīng)該參加這次會(huì)議；
4、 不應(yīng)該讓某件事等著開(kāi)會(huì)才可以決定。如果需要有一次會(huì)議才能做出某個(gè)決定，那么該會(huì)議就應(yīng)該立即被召開(kāi)。
二、 提升會(huì)議效率的八大黃金法則
1、 會(huì)議前應(yīng)該做好充分的準(zhǔn)備；
2、 會(huì)議應(yīng)該有明確的議題、議程和時(shí)間，并且嚴(yán)格執(zhí)行；
3、 會(huì)議的角色要確定，不能出現(xiàn)越權(quán)的情況；
4、 會(huì)議應(yīng)該選取合適的時(shí)間；
5、 會(huì)議應(yīng)該有總結(jié)、跟蹤和反饋；
6、 會(huì)議不宜太過(guò)頻繁；
7、 會(huì)議不能太過(guò)花哨、內(nèi)容過(guò)多；
8、 會(huì)議的效果要評(píng)估。
三、 如何做會(huì)議評(píng)估
1、 確定評(píng)估的目標(biāo)，分清評(píng)估對(duì)象的主次，并且制定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)；
2、 制定會(huì)議評(píng)估方法，策劃會(huì)議評(píng)估方案。
一般分為會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三種情況
會(huì)前：
1）會(huì)議目標(biāo)是否明確、清晰；
2）會(huì)議議程是否合理、完備；
3）會(huì)議時(shí)間是否得當(dāng)；
4）會(huì)議場(chǎng)地選擇是否得當(dāng)；
……
會(huì)中：
1）會(huì)議接待工作如何；
2）會(huì)議是否準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始；
3）主持人是否緊扣會(huì)議主題；
4）與會(huì)者是否熱心于會(huì)議；
……
會(huì)后：
1）會(huì)議記錄是否整理好‘
2）會(huì)議決議是否落實(shí)‘
3）對(duì)會(huì)議的成敗得失是否進(jìn)行總結(jié)等等
3、評(píng)估的實(shí)施，根據(jù)不同會(huì)議形式選擇不同的時(shí)間要求與會(huì)者提供反饋；
4、評(píng)估數(shù)據(jù)分析要詳盡；
5、跟蹤服務(wù)，需將會(huì)議評(píng)估報(bào)告?zhèn)鬟f給與會(huì)議相關(guān)人員。上報(bào)給管理者，可以讓他們了解會(huì)議的效果，更好地做好下次會(huì)議的準(zhǔn)備工作；下達(dá)給員工，可使其明確會(huì)議效果，便于他們對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行。
四、 落實(shí)會(huì)議決策是關(guān)鍵，在會(huì)上監(jiān)督討論執(zhí)行情況
1、 不能只顧會(huì)議表面形式，解決問(wèn)題才是會(huì)議本身的作用；
2、 會(huì)上通報(bào)和討論執(zhí)行情況，可以使員工更重視，并形成相互之間的良性競(jìng)爭(zhēng)；
3、 會(huì)上通報(bào)和討論執(zhí)行情況，可以使會(huì)議更加連貫，使公司各級(jí)都能明確公司的既定目標(biāo)是如何一步一步實(shí)現(xiàn)的，并明確公司的目標(biāo)和自己的使命。
五、 如何點(diǎn)評(píng)別人的觀點(diǎn)
1、 保持中立的態(tài)度——是客觀點(diǎn)評(píng)的基礎(chǔ)；
2、 找到演講的觀點(diǎn)——如果沒(méi)有言之有物的評(píng)價(jià)，僅僅表明一種態(tài)度，很容易給人一種“和稀泥”的感覺(jué)，因此一個(gè)合理的點(diǎn)評(píng)，一定要找到演講者的觀點(diǎn)；
3、 明確自己的定位和周圍的環(huán)境——領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬，可以毫不猶豫地指出其中的錯(cuò)誤，督促其改正；相同級(jí)別同事之間的點(diǎn)評(píng)，就要考慮給彼此面子，在指出問(wèn)題的同時(shí)不忘贊美他們正確的觀點(diǎn)；
4、 講求說(shuō)話的方式——接著別人的說(shuō)，可以很容易切入到演講中，善于總結(jié)的點(diǎn)評(píng)會(huì)給人一種運(yùn)籌帷幄的感覺(jué)，直接表達(dá)對(duì)那些喜歡直來(lái)直去的人和緊急的會(huì)議來(lái)說(shuō)非常受用。
5、 點(diǎn)評(píng)中表現(xiàn)你的謙虛——點(diǎn)評(píng)中謙虛表現(xiàn)也可以展示自己謙遜的性格，沒(méi)有人愿意聽(tīng)從一個(gè)自以為是的人的意見(jiàn)，而謙遜的人提出的意見(jiàn)和建議則很容易被接受。
六、 如何設(shè)置演講內(nèi)容
1、 好的演講要有好的開(kāi)頭，可以迅速地吸引聽(tīng)眾的注意力；
2、 好的演講會(huì)設(shè)置懸念，緊緊抓住聽(tīng)眾的心，激起他們強(qiáng)烈的好奇心，但不可離題；
3、 好的演講要采用合理的方式開(kāi)展，從而增加演講的邏輯性；
4、 巧用說(shuō)話技巧化解尷尬，多觀察、多思考，增加閱歷，增強(qiáng)處理突發(fā)情況的能力。
總之，明確會(huì)議目的，緊扣會(huì)議主題，解決存在問(wèn)題是高效開(kāi)會(huì)的先決條件。